Datenverarbeitung aufgrund von Geschäftsbeziehungen mit unseren Kunden oder Lieferanten sowie mit Interessenten.

Welche Daten sind betroffen, wieso erfolgt die Verarbeitung?

Daten, die Gegenstand der Vertragserfüllung (der angebotenen Dienstleistung) sind: Die Erbringung der von Mail Professionals GmbH angebotenen Dienstleistungen ist vielfach mit der Verarbeitung von personenbezogenen Daten unserer Kunden verbunden. Eine pauschale rechtliche Bewertung, welche Rechtsgrundlage diese Verarbeitung legitimiert, ist nicht möglich; hierzu muss jeweils eine Betrachtung des einzelnen Prozesses erfolgen. Einige der für unsere Kunden erbrachten Services sind als Auftragsverarbeitung zu klassifizieren und werden dann auch so vertraglich geregelt. Der überwiegende Teil unserer Services macht uns aus Sicht unserer Kunden zum Dritten, also zu einem datenschutzrechtlich eigenen Verantwortlichen. Die Verarbeitung der Daten erfolgt dann zur Erfüllung unserer vertraglichen Verpflichtungen (also gem. Art. 6 Abs. 1 lit. b), hilfsweise im berechtigten Interesse, unsere Verpflichtungen unseren Kunden gegenüber effizient und effektiv zu erfüllen (also Art. 6 Abs. 1 lit. f).

Die differenzierte Auseinandersetzung findet im Kontext der jeweiligen Einzelverträge statt. Hier wird auch definiert, wie lange ggf. die Speicherung der verschiedenen Datenarten zu erfolgen hat und in welchem Umfang eine Weitergabe an Dritte vorgenommen werden soll.

Interne Adress- oder Raumbücher: Beim Betrieb interner Poststellen ist eine unserer Hauptaufgaben, Sendungen ohne vertretbare Verzögerungen dem tatsächlichen Empfänger zuzustellen. Wir sind das letzte Glied einer Zustellkette, die zumindest für Briefe explizit im PostG geregelt wurde.

Um handlungsfähig zu sein, notieren wir uns die internen Anschriften der Sendungsempfänger, da andere Quellen im Unternehmen diese Information vielfach nicht oder nicht zuverlässig zur Verfügung stellen (interne Telefonbücher etc.). Anders ist vielfach eine schnelle Zustellung – auch von zeitkritischen Sendungen (Fristsachen) – nicht darstellbar.

Die datenschutzrechtliche Grundlage dieser Verarbeitungstätigkeit ist eine Interessenabwägung (also Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Unser Interesse ist vor allem die Erfüllung sowohl unseres Vertrages mit unserem Auftraggeber als auch der Pflichten aus dem PostG. Um diesem legitimen Interesse zu entsprechen, ist die Verarbeitung erforderlich.

Das Risiko einer möglichen Gefährdung der Rechte und Freiheiten der Betroffenen schätzen wir als niedrig ein (Art der verarbeiteten Daten in Verbindung mit der durch technisch organisatorische Maßnahmen stark reduzierten Eintrittswahrscheinlichkeit eines Datenschutzvorfalls). Unabhängig davon haben aufgrund der Verarbeitung auf Basis einer Interessenabwägung die Betroffenen natürlich ein jederzeitiges Widerspruchsrecht.

Informationspflicht: Der Gesetzgeber verfolgt mit der DSGVO das Ziel, für die Betroffenen die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten möglichst transparent zu gestalten und hat umfangreiche Informationspflichten definiert. Für Mail Professionals GmbH ist es bei den meisten angebotenen Services insbesondere in der Bearbeitung von Postsendungenaufgrund aufgrund der Vielzahl an Ereignissen nicht mit vertretbarem Aufwand leistbar, jeden Betroffenen über die Verarbeitung seiner personenbezogenen Daten zu informieren (insb. Absender und Empfänger). „Wir können nicht bei jedem durch uns behandelten Brief dem Betroffenen einen Brief zur Erfüllung der Informationspflichten zusenden…!“. Für solche Situationen sieht der Gesetzgeber Ausnahmen vor und entbindet uns von der Infopflicht, weil sie unverhältnismäßig ist (DSGVO Art. 14 Abs. 5 lit. b). Gleichwohl halten wir es für wichtig, dass die Betroffenen über die Einbindung von Mail Professionals GmbH informiert sind und somit erfahren, dass wir deren personenbezogene Daten verarbeiten. Sofern wir nicht bereits über unsere Verträge mit unseren Auftraggebern vereinbart haben, dass sie den Betroffenen die Einbindung von Mail Professionals GmbH anzeigen, ermuntern wir mit Hilfe dieser Information unsere Auftraggeber, die Betroffenen in angemessener Form über die Datenverarbeitung durch Mail Professionals GmbH zu informieren. Wir empfehlen, Betroffene auf den hier vorliegenden Text und die im Kontext der konkreten Einzelverträge spezifischen Informationen hinzuweisen.

Kontakt-Daten unserer Vertragspartner und Interessenten: Mail Professionals GmbH erbringt Dienstleistungen, die auf eine langfristige Zusammenarbeit ausgelegt sind. Entscheidungen, Mail Professionals GmbH in die Leistungserbringung einzubinden, werden deshalb in vielen Fällen erst nach langem Vorlauf getroffen. Die Phase der Vertragsanbahnung kann deutlich mehr als ein Jahr in Anspruch nehmen (Evaluierung, Ausschreibung, Vorbereitung der Leistungsübernahme).

Bevor eine Zusammenarbeit in einen geordneten Regelbetrieb übergeht, sind umfangreiche Abstimmungen zwischen den Spezialisten der Mail Professionals GmbH und ihren Kunden erforderlich. Auch während der Laufzeit der Verträge müssen Kontakte auf unterschiedlichen Ebenen (Service-Management, Rechnungsbegleichung etc.) aufrechterhalten werden. Selbst bei der Beendigung einer Leistungsbeziehung muss für eine professionelle Abwicklung eine reibungslose Kommunikation gewährleistet sein.

Wir gehen davon aus, dass unsere Kunden und Interessenten die Kontaktdaten ihrer potentiellen Ansprechpartner der Mail Professionals GmbH in ihrer Sphäre speichern, um schnell, gezielt und effizient mit uns Kontakt aufnehmen zu können. Genauso tut es auch Mail Professionals GmbH. Wir speichern hierbei neben dem Namen und den Kontaktdetails (E-Mail, Postanschrift, Telefon etc.) auch die Zuständigkeiten und ggf. Informationen, die in einem Folgegespräch relevant werden könnten bzw. thematisiert werden sollten. Hierzu nutzen wir eine datenbankbasierte Anwendung (CRM) und / oder die Kalender- und Adressbuchfunktion unseres E-Mail-Systems; in seltenen Fällen übergangsweise auch Notizbücher. Sofern Kontaktdaten in formellen Vertragsdaten oder Handelsbriefen genannt werden, erfolgt nach Definition des Gesetzes auch hier eine Speicherung bzw. Verarbeitung personenbezogener Daten.

Auch im Verhältnis zu unseren Lieferanten sind wir auf eine reibungslose Kommunikation angewiesen, sodass wir uns spiegelbildlich zur Datenhaltung der Ansprechpartner bei unseren Kunden auch Informationen zu unseren Ansprechpartnern auf Lieferantenseite speichern.

Die Speicherung erfolgt somit aus berechtigtem Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) bzw. zur Anbahnung und / oder Erfüllung eines Vertrages (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

Im Unternehmen gilt die Vorgabe, Kontaktdaten primär bzw. konsequent im CRM zu speichern, weil in einer Anwendung mit zentraler systematischer Datenhaltung am effektivsten die Speicherung der personenbezogenen Daten zeitlich begrenzt werden kann. Kontaktdaten werden gelöscht, sofern sie nicht für einen laufenden Vertrag relevant sind und seit drei Jahren ohne Aktualisierung / Verwendung im System vorgehalten wurden. Die vergleichsweise lange Frist von drei Jahren begründet sich aus der Langfristigkeit der Vertragsanbahnungsphase in unserer Branche.

Alle Mitarbeiter sind gehalten, individuell gespeicherte Kontaktdaten nach derselben Regel aktuell zu halten bzw. zu bereinigen. Für personenbezogene Daten auf Papier gilt die Regel, diese umgehend in das zentrale System zu übernehmen und das Papier als Datenträger anschließend datenschutzkonform zu vernichten. Personenbezogene Daten in Verträgen, Handelsbriefen und Rechnungen werden aufgrund der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen insb. auf § 257 HGB, § 147 AO sowie § 14b UstG bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfrist gespeichert und anschließend vernichtet bzw. gelöscht.

Woher stammen die Daten?: Die Daten unserer Ansprechpartner bei laufenden Vertragsbeziehungen stammen aus den Verträgen, in denen gewöhnlich explizit Ansprechpartner für spätere Kontaktaufnahmen benannt werden. Weitere Kontaktdaten stammen dann aus Gesprächen / Kontakten mit unseren Kunden und Lieferanten. Informationen über Ansprechpartner während einer Vertragsanbahnung stammen aus Anfragen, Ausschreibungsunterlagen oder öffentlich zugänglichen Quellen (z.B. Webseiten).

Weitergabe der Daten an Dritte: Eine Weitergabe der Kontaktdaten an Dritte erfolgt grundsätzlich nicht. Ausnahme: Für Abrechnungszwecke und oder zur Bewertung rechtlicher Fragestellungen übergeben wir Unterlagen zur Bearbeitung oder zur Beurteilung an hierauf spezialisierte Experten (insb. Steuer- und Rechtsberater). Diese Unterlagen können personenbezogene Daten enthalten (insb. Kontaktdaten). Die adressierten Experten werden sorgfältig durch Mail Professionals GmbH ausgewählt, sind durch das Gesetz und / oder den mit ihnen geschlossenen Verträgen zur strikten Vertraulichkeit verpflichtet. Die Verwendung der Informationen ist auf die konkreten Belange beschränkt (Buchhaltung und Bilanzierung, rechtliche Beurteilung bzw. ggf. Durchsetzung oder Abwehr von rechtlichen Ansprüchen). Diese Form der Verarbeitung (insb. Weitergabe) erfolgt aus berechtigtem Interesse von Mail Professionals GmbH, also Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.