Verantwortlicher

Mail Professionals GmbH
Höchster Straße 74
65835 Liederbach am Taunus

Vertreten durch den Geschäftsführer Ekkehard Hahn

Telefon: (069) 339 959-0

E-Mail: info@mailprofessionals.de

Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten

Mail Professionals GmbH
Datenschutz
Höchster Straße 74
65835 Liederbach am Taunus

Telefon: (069) 339 959 0

E-Mail: datenschutz@mailprofessionals.de

Hosting und IT-Betrieb

Die IT der Mail Professionals GmbH wird der Bitconstruction GmbH (BitCon) betrieben. BitCon ist eine alleinige Tochtergesellschaft der Mail Professionals GmbH. Die Anschrift, die Repräsentanten (Geschäftsführung) sowie der betriebliche Datenschutzbeauftrage sind identisch mit denen der Mail Professionals GmbH. Hosting und Betrieb erfolgen somit quasi aus Händen der Mail Professionals GmbH.

Da es sich bei BitCon formell um ein eigenständiges Unternehmen handelt, ist die Rechtsbeziehung zwischen Mail Professionals GmbH und BitCon durch einen Dienstvertrag und eine Auftragsverarbeitungs-Vereinbarung geregelt. Mail Professionals GmbH ist trotz der Auslagerung des IT-Betriebs an die BitCon weiterhin Verantwortliche für die Datenverarbeitung im Sinne der DSGVO. BitCon ist hinsichtlich des Zwecks und der gewählten Mittel der Verarbeitung strikt an den Vertrag und die Weisungen von Mail Professionals gebunden.

Die gesamte zentrale Datenverarbeitung von Mail Professionals GmbH (Server, Datenhaltung) erfolgt in professionell betriebenen Rechenzentren auf eigener Hardware. Innerhalb der Rechenzentren befindet sich die Hardware in separierten Räumen bzw. Käfigen, zu denen nur Mitarbeiter von Mail Professionals GmbH bzw. ihre Beauftragten Zugang haben. Die Standorte der verwendeten Rechenzentren liegen in der Bundesrepublik Deutschland. Die Kommunikation zwischen den dezentralen Geräten (z.B. Büro-PCs) mit den Services im Rechenzentrum erfolgt ausschließlich verschlüsselt.

Unterstützung im Büro

Unsere Zentrale am Stadtrand von Frankfurt am Main ist arbeitstäglich in der Regel von 08:00 bis 18:00 besetzt. Gewöhnlich ist immer ein Kollege verfügbar, um einen Anruf persönlich entgegen zu nehmen. Es gibt aber Situationen, in denen Anrufe eingehen obwohl bereits alle Mitarbeiter im Gespräch sind. Damit dann niemand in eine Warteschleife geschickt werden muss, arbeiten wir mit einem Unternehmen zusammen, das genau in solchen Momenten einspringt.

Die Mitarbeiter unseres Partners sind mit den Strukturen der Mail Professionals GmbH bestens vertraut; sie wissen genau, an wen welche Anliegen weiterzuleiten sind. Unsere Anrufer bemerken für gewöhnlich gar nicht, dass ausnahmsweise ein Kollege ans Telefon gegangen ist, der gar nicht zum eigentlichen Mitarbeiterkreis der Verwaltung der Mail Professionals GmbH gehört. Im Grunde funktioniert diese Weiterleitung auf einen anderen Kollegen wie eine Vertretung während der Mittagspause, formell ist es eine Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO – die wir mit unserem Partner auch genau so geregelt haben. Das heißt, unser Partner muss definierte Sicherheitsstandards einhalten und ist hinsichtlich der Verarbeitung personenbezogener Daten strikt an unsere Weisungen gebunden.

Wir haben uns persönlich vom hohen Datenschutzniveau unseres Partners überzeugt. Aufgrund der engen (vertraglichen) Bindung an uns und der von uns durchgeführten Prüfungen gilt dieser Partner rein rechtlich nicht als „Dritter“ im Sinne der DSGVO.

Die Mitarbeiter unseres Partners sind zur strikten Verschwiegenheit verpflichtet – so wie unsere eigenen Mitarbeiter auch. Nachrichten werden auf gesicherten Kanälen zu uns übermittelt – eben so, als wäre der Anruf bei uns selbst eingegangen.