Wie kommt es zu den Aufnahmen?

Die Mail Professionals GmbH erstellt Foto-, Film- und Tonaufnahmen anlassbezogen in der Regel auf Veranstaltungen. Sofern Betroffene gezielt fotografiert, gefilmt oder Gegenstand einer Tonaufnahme sind, speichert die Mail Professionals GmbH regelmäßig auch den Namen und die Kontaktdaten der Betroffenen, die Funktion und Tätigkeit sowie den Anlass der Aufnahme. Anlässe für gezielte Aufnahmen können z.B. sein: Film- und Tonaufnahmen einer Rednerin auf einer Konferenz oder die Neugestaltung der Unternehmenswebseite.

Auf Basis welcher Rechtsgrundlage und zu welchem Zweck entstehen die Aufnahmen?

Die Mail Professionals GmbH nutzt Foto-, Film- und Tonaufnahmen zum Zwecke der Information und Kommunikation über Personen und Ereignisse im Zusammenhang mit dem Geschäftszweck der Mail Professionals GmbH. Die Aufnahmen sollen es je nach Anlass, Kunden, Mitarbeitern oder Interessenten die Möglichkeit geben, sich über das Unternehmen, unsere Dienstleistungen oder unsere Veranstaltungen unabhängig von Zeit und Ort informieren zu können.

Rechtliche Grundlagen für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten sind je nach Umstand:

• Vertragliche Vereinbarung zwischen Ihnen und der Mail Professionals GmbH (Art. 6 Abs. 1 lit b DSGVO)Eine vertragliche Vereinbarung kommt immer dann in Frage, wenn wir gezielt Aufnahmen von Ihnen erstellen wollen. Dies wäre z.B. dann der Fall, wenn Sie als Redner/Moderator/Trainer auftreten oder wir Aufnahmen von Ihnen bei aufwändigen Produktionen zur Verwendung in externen Medien (z.B. Internetauftritten, Druckerzeugnisse) verwenden wollen.

• Berechtigtes Interesse der Mail Professionals GmbH, sofern nicht das Interesse der Betroffenen am Schutz seiner personenbezogenen Daten überwiegt (Art. 6 Abs. 1 lit a DSGVO)Das Entstehen und Verwenden der Aufnahmen auf Basis einer Interessenabwägung kommt immer dann in Frage, wenn Sie z.B. auf einer Veranstaltung (Unternehmenspräsentationen, Mitarbeiterversammlung etc.) als Teil einer Gruppe oder größeren Anzahl von Personen aufgenommen werden (keine gezielte Aufnahme, dennoch möglichweise erkennbar). Als Unternehmen ist unser Interesse, unsere Veranstaltungen zu dokumentieren. Selbstverständlich werden wir Ihre Interessen respektieren. Sollten Sie nicht aufgenommen werden wollen, signalisieren Sie dies bitte dem Fotografen, z.B. durch eine Geste. Dies wäre die einfachste Form des Widerspruchs. Das Recht des Widerspruchs steht Ihnen bei einer Verarbeitung Ihrer Daten auf Basis des berechtigten Interesses grundsätzlich zu und kann uns gegenüber natürlich auch in anderer Form ausgesprochen werden.

• Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit a DSGVO)Eine Einwilligung lassen wir uns erteilen, wenn wir keinen Vertrag über die Aufnahmen schließen können oder wollen, wir jedoch trotzdem eine gezielte Aufnahme von Ihnen erstellen möchten und diese verwenden wollen (z.B. in internen und externen Medien wie das Internet oder in Druckerzeugnissen).

Wer ist Empfänger Ihrer Daten?

Im Rahmen des v.g. Zweckes können die Aufnahmen und Daten insbesondere in folgenden Online- und Print-Medien veröffentlicht werden:

• Internet-Auftritte der Mail Professionals GmbH (mailprofessionals.de)

• Intranet der Mail Professionals GmbH

• Broschüren und Firmenpräsentationen der Mail Professionals GmbH

Werden Daten in ein Drittland übermittelt?

Eine bewusste, aktive Übermittlung der Aufnahmen und weiteren Daten in ein Drittland (d.h. Länder außerhalb der EU) erfolgt im Regelfall nicht. Bei einer Veröffentlichung im Rahmen der Internet-Auftritte der Mail Professionals GmbH können die Aufnahmen weltweit von allen Personen mit Internetanschluss abgerufen werden. Somit können die Aufnahmen also auch in Staaten abrufbar sein, die kein der EU vergleichbares Datenschutzrecht kennen und in denen die Vertraulichkeit und die Integrität (Unverletzlichkeit) der personenbezogenen Daten nicht garantiert ist.

Wie lange werden die Daten gespeichert?

Die Speicherdauer der Daten hängt vom Zweck der gemachten Aufnahmen ab. Bei Aufnahmen, für die wir eine vertragliche Vereinbarung getroffen haben oder die auf Basis einer Einwilligung erstellt werden, bestimmen wir im Rahmen des Vertrages / der Einwilligung die Speicherdauer und sorgen so für die gebotene Transparenz.

Bei Aufnahmen, für die weder eine Einwilligung noch ein Vertrag vorliegt, wir also auf Basis einer Interessenabwägung Aufnahmen erstellen (keine direkten Aufnahmen), informieren wir grundsätzlich im Kontext der jeweiligen Veranstaltung über die Speicherdauer. Als Orientierung gilt uns hierbei diese Regelung:

• Bei ähnlichen / wiederkehrenden Veranstaltungen verarbeiten wir Aufnahmen in der Regel bis Aufnahmen der Folgeveranstaltung vorliegen. Anschließend erfolgt eine Löschung.

• Bei Veranstaltungen mit historischer Bedeutung für das Unternehmen (z.B. Ehrung langjähriger Führungskräfte; Gründung von Tochterunternehmen) wird gewöhnlich im Vorfeld kein Löschdatum festgelegt, da das Interesse zur Dokumentation unbefristet gilt.

Sofern Aufnahmen ausschließlich auf Basis einer Einwilligung vorgehalten werden, werden Ihre Daten ab dem Zeitpunkt des Widerrufs nicht mehr verwendet bzw. gelöscht.

Besteht für Sie eine Pflicht zur Bereitstellung Ihrer Daten?

Nein, außer Sie haben dies im Vorfeld durch einen Vertrag so vereinbart.