Datenverarbeitung aufgrund von Kontakten zu Behörden und Verbänden

Welche Daten sind betroffen, wieso erfolgt die Speicherung?

Mail Professionals GmbH erbringt Dienstleistungen in einem regulierten und wettbewerbsintensiven Umfeld. Um auch in Zukunft Leistungen anbieten zu können, die die Bedürfnisse der Kunden erfüllen und stets im Einklang mit den (sich ggf. entwickelnden) regulatorischen Vorgaben sind, unterhält Mail Professionals GmbH vielfältige Kontakte mit Verbänden und Behörden. Hierzu werden Kontaktinformationen notiert, um eine Kontaktaufnahme überhaupt zu ermöglichen (Name, Organisation, Zuständigkeiten, Kommunikationsdaten).

Damit Gespräche zielgerichtet geführt werden können, speichern wir unter Umständen Informationen über die erfolgten Kontakte oder Hinweise für künftige Gespräche. Für die Speicherung bzw. Verarbeitung dieser personenbezogenen Daten gelten dieselben Regeln wie für die Daten unserer Vertragspartner (siehe bitte die Information zu Kunden und Lieferanten, dort: „Kontakt-Daten unserer Vertragspartner“). Das heißt, die Speicherung erfolgt primär in einem CRM, also einem Datenbanksystem mit zentraler Datenhaltung. Auch für die Speicherdauer werden dieselben Regeln angewandt: Löschung nach drei Jahren Inaktivität. Rein rechtliche betrachtet, erfolgt diese Datenverarbeitung aus berechtigtem Interesse, also nach DSGVO Art. 6 Abs. 1 lit. f.

Unterlagen zu behördlichen Genehmigungen bzw. die eigentlichen Genehmigungen an sich enthalten in vielen Fällen ebenfalls personenbezogene Daten. Diese Verarbeitung (insb. Speicherung) erfolgt durch Aufbewahrung der fraglichen Dokumente. Die Aufbewahrungs- und damit Speicherungsdauer ergibt sich aus der Art der zugrundeliegenden Genehmigung. Eine Vernichtung / Löschung kommt erst in Frage, nachdem die Genehmigung abgelaufen oder widerrufen wurde. Da Prüfungen auf rechtskonforme Geschäftspraxis stets auch auf zurückliegende Zeiträume fokussieren, bewahren wir die fraglichen Unterlagen auch nach Ende der Gültigkeit auf. In den meisten Fällen sind die Unterlagen nicht trennscharf von handels- und steuerrechtlichen Belangen abzugrenzen, sodass wir die Aufbewahrungsdauer mit allgemeinen Geschäftsunterlagen synchron halten.

Die handels- bzw. steuerrechtliche Aufbewahrungspflicht begründet sich insb. auf § 257 HGB, § 147 AO sowie § 14b UstG und ist auf sechs bzw. zehn Jahre bemessen. Sie beginnt jeweils am Ende des Jahres, in dem der Vorgang erledigt wurde (hier: die Genehmigung widerrufen bzw. aufgelaufen ist). Die Verarbeitung der Daten (hier insb. Speicherung) begründet sich somit auf ein gesetzliches Erfordernis, also nach DSGVO Art. 6 Abs 1 lit. c, hilfsweise auf unser berechtigtes Interesse, Genehmigungen auch nachträglich nachweisen zu können, also lit. f. Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist werden Unterlagen zu behördlichen Genehmigungen bzw. die eigentlichen Genehmigungen gelöscht bzw. vernichtet.

Eine Weitergabe unserer Kontaktdaten bei Verbänden und Behörden an Dritte erfolgt grundsätzlich nicht, es sei denn, der Betroffene stimmt der Weitergabe zu.